اجعل عبارة - لا تندم - شعارك في الحياة .


اجعل عبارة - لا تندم - شعارك في الحياة .

كثيراً ما تندم على أشياء أو صغيرة. أحياناً تندم لأنك فعلت كذا أو تلوم نفسك لأنك لم تفعل ذاك، وتقول: "ليتني قلت له لا" و"ليتني قبلت مساعدته" و"ليتني انتبهت أكثر". حتى تتعلّم كيف تتغلّب على شعورك بالندم في بعض المواقف اليومية، تابع ما يلي.
يختبر بعضنا الشعور بالندم مرات عدة في اليوم، في مواقف بسيطة، وأخرى كبيرة، تخيل نفسك في المواقف التالية، وتعلم كيف يمكنك أن تتصرف إزاء شعورك بالندم.

- مفاجآت:
الموقف: ضبطت المنبه على الساعة السادسة، لكنك في الصباح أغلقته وعدت إلى النوم، وكانت النتيجة أنك استيقظت متأخر ووجدت أمامك ألف مهمة تقوم بها في آن واحد. حينها، ستقول في نفسك: "ليتني ضبطت منبهين بدلاً من واحد حتى أتمكن من النهوض باكراً". مشكلتك في هذا الموقف، هي أنك وجدت نفسك في مواجهة ما لم تحسب حسابه ولم تتوقعه، أنت أمام مهام كثيرة عليك إتمامها في وقت وجيز، إذن هي مقدرتك على التعامل مع المفاجآت موضوعة على المحك.
الحل: عليك أن تعرف أنك إن توقعت ما هو غير متوقع، فلن يكون هناك حينها ما هو غير متوقع. فالمبدأ في ما هو طارئ، هو كون لا أحد يمكن أن يتنبأ بحدوثه. إذن، لا تلقي باللوم على نفسك، وبدلاً من أن تفكر في ما كان ينبغي عليك فعله ولم تفعله، فكِّر في ما يمكنك فعله الآن لكي تحسن الأمور. فكِّر في أن تصرف أفعالك في المضارع والمستقبل وليس في الماضي.

- أكثر من جبهة:
الموقف (للنساء): زوجك يسألك أين وضعت بدلته الجديدة لأنّه على موعد مهم، وابنتك تذكّرت بأنّ اليوم هو موعد اجتماع أولياء الأمور، وصديقتك ليلى طلبت منك اليوم بكل استحياء أن تساعديها في إتمام عملها، لأنّها مرتبطة بموعد سفر لقضاء نهاية الأسبوع في مكان ما. بين كل هذه الطلبات، قضيت يوماً مرهقاً، لأنك لم تعرفي من أين تبدئين، لقد اعتدت على ألا ترفضي طلباً لأحد، وأن تحاولي التوفيق بين رغبات الجميع.
لكنك هذه المرة تندمين وتقولين لنفسك "ليتني قلت لهم لا".
الحل: يصعب على أيّ منا أن يحارب على أكثر من جبهة واحدة في الوقت نفسه. لهذا، من الطبيعي أن يرهقك القيام بمهام عدة في وقت واحد. والحل هنا، حتى يسير كل شيء على ما يرام، هو أن تحددي أولوياتك، والمجهود الذي تتطلبه منك هذه المهمة أو تلك. صحيح أن يومك كان صعباً، لكن الشخص الذي تتعاملين معه يُفترض فيه أنّه لا يعرف كيف أمضيت يومك. لهذا، لا تبيني عصبيتك للآخرين ولا تحمليهم ما لا ذنب لهم فيه. من جهة أخرى، حاولي أن تحافظي على بعض المسافة بينك وبين الأحداث التي واجهتها خلال النهار، واعملي على أن تواجهي كلاً منها بشكل منفصل عن الأحداث الأخرى.

- عكس طبيعتك:
الموقف: عند وصولك إلى الصندوق في السوبرماركت، وجدت زحاماً وطابوراً. لكن، كيف يكون رد فعلك عندما يحاول أحدهم أن يتظاهر بأنّه لم ير الطابور ويتجاوزك؟ إما أنك لا تفعل شيئاً فتصمت وتشعر بدمائك تغلي في صمت، وتندم لاحقاً لأنك لم تعلمه الأدب، وإما أن تصرخ في وجهه وتعلمه الأدب فعلاً وتتشاجرا، ثمّ يأتي ندمك لاحقاً على أنك كلمته وتتفاد الذهاب إلى ذلك السوبرماركت، حيث أصبحت شهيرة بسبب شجارك في الطابور.
الحل: تعلّم تمريناً بسيطاً قد لا ينجح في جميع الأحوال، لكنه ينجح في أغلبها، افعل ما هو معاكس لرد فعلك الطبيعي، أي العكس مما تشعر بأنك تريد فعله. أي إن كنت من النوع الذي يصبح عصبياً إذا تجاوزه أحد في الطابور ويتشاجر معه بسبب ذلك، فقل لنفسك، إنها ليست نهاية العالم إن تجاوزك أحدهم، وحاول أن تلفت انتباهه بلطف. وإن كنت من الأشخاص الذين لا يعجبهم أن يتجاوزهم أحد في الطابور، لكنهم يسكتون لأنهم لا يحبون الصراخ، أو أن ينتبه إليهم الآخرون، فعليك ألا تكتم الأمر في صدرك، بل قل بلطف للشخص الآخر إن ما فعله هو خطأ واعتداء على حق الآخرين، لتعرف كيف سيكون رد فعله على الأقل. وهذا في جميع الأحوال أفضل من أن تندم لاحقاً لماذا قلت هذا ولم تقل ذاك.



- قل لا:
الموقف: أمامك خمسة ملفات لم تنتهي منها بعد، فإذا برئيسك المباشر في العمل يأتي ليطلب منك أن تنجز مهمة عاجلة، كان يُفترض أن ينجزها أحد زملائك، تفكر في الرفض وفي القول لا، لكنك لم تعتاد على أن ترفض له طلباً لأنك لا تريد أن يغضب منك، وربما تريد أن تبين له أنك نشيط. لكن النتيجة هي أنّ العمل يتراكم، ولا تعرف من أين تبدئ، وتهمهم في نفسك قائلاً: "كان عليّ ألا أقبل، وأن أجعله يتم العمل بنفسه، فهي مسؤوليته وليست مسؤوليتي، ثمّ إني لست مضطراً إلى إنجاز عمل الآخرين".
الحل: الأمر بسيط، تعلّم أن تقول "لا"، بكل لطف، طالما أنت على حق، وحتى لرئيسك في العمل. فأنت لست الرجل الخارق، وهو يعرف جيِّداً أن لديك مهام أخرى تقوم بها. صحيح أنّه لا بأس من مساعدة زملائك بين الفينة والأخرى في الحالات الطارئة، لكن ليس على حساب مسؤولياتك الخاصة. لا تخشى أن يغضب منك أو حتى يعاقبك، فطالما أنت عنصر نشيط وتقوم بواجباتك، فلن يحصل أن شيء مما تخاف، بل على العكس، إن رؤساء العمل يجدون الموظف صاحب الشخصية القوية عنصراً مميزاً فيحترمونه.

- اقبلي المساعدة:
الموقف (للنساء): أمضيت يوماً شاقاً في العمل والمواصلات، إضافة إلى مشاكل الأطفال التي تلاحقك عبر الهاتف، لكن عند عودتك إلى البيت، تتمنين شيئاً واحداً فقط، هو أن ترتاحي وتستسلمي للنوم فوراً، غير أنّ الواقع مختلف، فأنت هي التي ينتظر الجميع وصولها لكي تحضّر العشاء، وترتب أغراض الأطفال، وتشغل آلة الغسيل. حدث أن زوجك عرض عليك أن ترتاحي أنت، وهو سوف يحضّر العشاء، غير أنك تصرين على أن تطبخي أنت لأنك تعرفين أنّه لا يجيد الطبخ، وأثناء تحضيرك العشاء تقولين لنفسك: "ليتني تركته يحضّر هو العشاء".
الحل: أنت لا تريدين التخلي عن دورك كأم ورئيسة للمنزل. إذن، أنت من يسيّر كل شيء، لكن عليك أن تكوني أكثر مرونة، وإذا شعرت بأنك لا تريدين تحضير العشاء أو كي الملابس مثلاً، فلا تفعلي، واسمحي لزوجك بأن يساعدك، وإن كان لا يعرض عليك المساعدة، فعليك أنت أن تدفعيه إلى تحمل بعض المسؤوليات المتعلقة بأشغال البيت.
لمزيد من التواصل مع موقع  عالم المعرفة و التميز أضغط هنا و أنضم لصفحتنا على الفايسبوك

إرسم لحياتك لون خاص


حياتنا مليئة بالألوان.. ومليئة بالحالات التي تتملك الإنسان.. وكل حالة ربما يعليها لون معين.

لون الملل
هذا اللون خاص بفئة تعتمد التكرار في أسلوبها وطرحها و كلامها وتفكيرها وهي دائما صامتة، لا تعرف كيف تدير الحوار أو لاتستطيع أن تضع له بصمة في المكان الذي تتواجد به.

لون الحقد
هو قريب من اللون الأسود بعيد عن البياض كل البعد، صاحبه كل همه أن يغتنم أخطاء الغير ليثير المشاكل وهو عدو التسامح والسلام، حديثه دائماً سلبي جداً ..

لون الحب
هو لون الكل يزعم انه متوفر فيه بينما الواقع يقول انه أصبح نادر التواجد هذه الأيام، صاحبه دائم الابتسامة والتضحية، التسامح أبرز سماته، ويصعب أن يكون صاحبه احد أسباب الحزن، هو ثروة من الأحاسيس فقير جداً من ناحية الألفاظ البذيئة.

لون الغضب
قريب من لون لهب النار، الكل يتجنب مناقشته في أي موضوع.. محبوب جداً من الأطفال لأنهم يتسلون به ومن خلاله يقضون مغامرات وأوقات مثيرة.

لون الحسد
لون يجلب إلى صاحبه الحسرة والهم، وصاحبه دائماً مشغول بمشاغل الآخرين أكثر من اهتمامه بنفسه; ونادراً ما تأتيه دعوة لحضور حفل زواج أو عشاء أو أي مناسبة.. اهتماماته تدعوا إلى الضحك.

لون الفرح
هو لون مطلوب من الجميع رغم انه نادراً ما يراه أحد ولكي تمتلكه تحتاج إلى مجهود غير عادي مصحوب بصبر صاحبه يعيش حياته الحقيقية وهذا اللون دائماً يطمس بلون الحسد أو بلون الحقد.

لون الزعل
لون مرغوب ومحبب إلى أصحاب العقول الصغيرة، صاحبه ينفر منه الجميع في الغالب، أصدقاءه معدودين على أصابع اليد، دائماً ما يعكر صفو أي جلسة يجلس فيها.
فارسم لحياتك لون خاص
راقِبْ أفكارَكَ لأنها ستُصبِحُ أفعَالاً
راقِبْ أفعالَكَ لأنها ستُصبِحُ عادات
راقِبْ عاداتَكَ لأنها ستُصبِحُ طِباعاً
راقِبْ طِباعَكَ لأنها ستُحدِّدُ مصِيرَك
لمزيد من التواصل مع موقع  عالم المعرفة و التميز أضغط هنا و أنضم لصفحتنا على الفايسبوك

كيف تنجز أكثر في وقت أقل؟

◄هناك فنون ومهارات لإدارة الوقت والتخطيط الفعال لذلك ويمكن إيجاز هذه الفنون وتلك المهارات في النقاط الرئيسية التالية:

- أوّلاً خطط ليوم عملك:
من المتعارف عليه أنّ التخطيط الفعال للوقت يمثل العمود الفقري في إدارتك للوقت.
فيما يلي مجموعة من الإرشادات التي يمكنها أن تساعدك على التخطيط لعملك اليومي، راجع هذه الإرشادات بدقة وحاول أن تدرب نفسك على ممارستها لأنّ الممارسة الفعلية هي السلاح الوحيد لإكتساب هذه المهارات وتلك الفنون.
1- فكِّر في خطة مستقبلية طويلة الأجل لنجاحك وضعها في شكل مكتوب، واعمل على مراجعة أهدافك بشكل دوري مع ملاحظة أن تكون هذه الأهداف محددة، قابلة للقياس ممكنة التحقق، وأن تكون أصعب من الأهداف المتوافرة لديك في الوقت الراهن، ومن المفضل أن تحدد في هذه المرحلة تاريخاً لإنجاز هذه الخطة.
2- ثبت الموعد اليومي لعمليات التخطيط التي تقوم بها، واستخدم هذا التوقيت في مراجعة ما تم إنجازه علاوة على تحديد ما يجب عمله للغد.
3- احتفظ بمفكرة واحدة تسجل بها مواعيدك حيث أنّ الإحتفاظ بأكثر من مفكرة أو جدول مواعيد عادة ما يخلق كثيراً من الإرتباك.
4- سجل بشكل واضح قائمة بما يجب عمله من واجبات يومية والمواعيد التي يجب عندها الإنتهاء من تلك الواجبات.
5- قسم قائمة ما يجب عمله يومياً إلى مجموعات أ، ب، ج فالعناصر الموضوعة في المجموعة "أ" يجب أن تشمل الواجبات المهمة في أحداث نجاحك على الأجل الطويل، والعناصر في المجموعة "ب" قد تمثل عناصر عاجلة ولكنها ليست بنفس أهمية عناصر المجموعة "أ" أما المجموعة "ج" يجب أن تتضمن ما ترى أنّه يُفضل عمله من واجبات إن سمح لك الوقت بذلك.
6- قسم العمل على حسب أهميته وأولوياته لا على حسب سهولته إلى أ، ب، ج.
ابدأ العمل أوّلاً في المجموعة "أ" وعليك ألا تبدأ أبداً بالمجموعة "ج" لمجرد كونها تشمل عناصر سهلة التنفيذ، كذلك فإنّه من الضروري عليك تقسيم عناصر المجموعة "أ" ذاتها إلى مجموعات أصغر يمكن تنسيقها معاً، وهناك ترابط فيما بينهم يُمكن من الإنجاز بسهولة أكبر.
7- ضع علامة أو اشطب ما تم إنجازه من تلك المهام بصفة مستمرة وذلك لإعطاء نفسك إحساساً بالإنجاز اليومي وهو شيء مهم، يعطيك الإحساس بالراحة.
8- احجز أوقاتاً محددة في جدولك تخصصها للأنشطة أو المهام الروتينية على أن يتضمن هذا التخصيص الأوقات التي ترى فيها ضرورة العمل على انفراد فإذا طلب أحد مقابلتك في مثل ذلك الوقت فإنّه يسهل عليك إبداء الأسف لإنشغالك في مهام رئيسية مجدولة مسبقاً ولا تكدس جدول يومك كله بالأنشطة الوظيفية بل اترك بعض الوقت فقد يجد من الظروف الطارئة أو الخاصة ما يحتاج لوقت لإنجازه علاوة على وقت يُخصص للتفكير والتأمل وهذا يعني أن لا تزحم نفسك بالأعمال.
9- كن مديراً رقيباً على نفسك إن كنت قد أنجزت أهدافك وماهية التغيرات الواجبة في الخطة لإنجازها وما لم تتمكن من إنجازه أي حاسب نفسك بنفسك.
10- إذا عزمت فتوكل فإنّ فساد الرأي أن تتردد، نفذ ما عزمت عليه في الحال.
11- لاحظ أنّ البعض يستريح لقول "اتصل بي الأسبوع القادم" ودعنا نحدد موعداً آن ذاك"، الأفضل أن تقول "دعنا نحدد الموعد من الآن"، وراع التوازن بين عملك وبقية الأنشطة الحياتية وخصص وقتاً لأسرتك ووقتاً للاهتمام بصحتك ورياضتك ووقتاً للترفيه، ووقتاً للقيام بالأنشطة الروحية والإجتماعية وقم بين الحين والحين بعمل دراسة للوقت تكشف لك عن سلوكك في الاستفادة من الوقت وفرص التحسين الممكنة فعلى سبيل المثال كثير من الناس قادرون فقط على تخصيص أو إنفاق رُبع وقتهم في إنجاز الأعمال ذات الأولوية العليا غير أنّه إذا تمكن هؤلاء من زيادة هذا الوقت المخصص من الرُبع إلى الثُلث فإنّ هذا يعنى تقريباً إضافة 4 ساعات أسبوعياً للوقت المخصص للأنشطة ذات الأهمية العليا.

- ثانياً: استخدم سلطة التفويض بكفاءة:
يُعد تفويض تنفيذ المهام إلى آخرين أحد العناصر الأساسية التي تقوم عليها العملية الإدارية طالما أردنا لها أن تتسم بالكفاءة والفعالية فمن المنطفي أنّه لا يستطيع كائن مَنْ كان أن يؤدي كل الأعمال معاً وبنفسه ومع ذلك فإن كثيراً من المديرين يختلقون لأنفسهم الكثير من المبررات التي تدعوهم إلى عدم تفويض سلطاتهم لغيرهم من المساعدين، غير أنّ هذه المبررات لا أساس لها في معظم الحالات فكونك مديراً أو رجل أعمال أو أحد نجوم المجتمع يمكنك إنجاز الكثير من مهامك من خلال تفويض الآخرين في القيام بها، وقد تكون مفوضاً جيِّداً إذا كنت تؤمن بعكس الجمل التالية تماماً:
1- "أستطيع أن أنجز بنفسي بشكل أفضل مما ينجزه لي غيري".
2- "قد لا يكون لديّ الثقة في الشخص المحدد لأداء العمل بدلاً مني".
3- "الشخص المُحدد غير مؤهل لأداء العمل وتنقصه مهاراتي".
4- "هو نفسه لا يرغب في تكليفه بأي عمل إضافي".
5- "لا يوجد مَن يُمكنني أن أفوض العمل له".
6- "لديه في الوقت الراهن ما يكفيه من المهام فكيف سأفوضه بمهامي".:
7- "لا أرغب في التنازل عن تنفيذ هذه المهمة لأنني أحبها لنفسي".
8- "أنا الشخص الوحيد الذي يعرف كيفية عمل هذا الشيء".
9- "لقد خيب ظني في المرة السابقة حينما أوكلت إليه مهمة ولست على استعداد لتكرار ذلك مرة أخرى".
- فيما يلي مجموعة من التوجيهات الخاصة لمساعدتك على إنفاق عملية تفويض السلطة "وهي نصائح خاصة جدّاً" لرجال الأعمال ونجوم المجتمع.
أ‌- عليك بأن تفترض أنّ العاملين معك يرغبون في تحمل مسؤوليات إضافية وافترض أن لديهم رغبة عالية للتعلم، ولاحظ أنّ الإستثمار التدريبي قصير الأمد سيكون له ما يبرره من عوائد على المدى الطويل.
ب‌- انظر حولك ستجد أنّه على الرغم من كونك لست رئيساً على آخرين أو ليس لك سلطة عليهم فإنّ هناك الكثير من الناس مستعد لمساعدتك طالما أنك تدخل إليهم بمدخل حسن.
ت‌- لا تفوض أنشطة يمكنك الاستفادة منها أصلاً. فالقاعدة أنّه طالما أنّه ليست هناك حاجة إلى عمل مهام معينة فليس هناك حاجة أصلاً إلى تفويض تنفيذها للآخرين.
ث‌- من المفضل تفويض الأنشطة الروتينية حتى لو كنت تفضل تنفيذها بنفسك ومن هذه الأنشطة: تجميع الحقائق، إعداد المسودات الأولوية للأعمال أو للتقارير، تحليل المشكلات وتقديم الحلول المقترحة، تجميع البيانات اللازمة لكتابة التقارير، التصوير والطباعة، إدخال البيانات إلى الحاسب.
ج‌- فوّض الأشياء التي لا تعتبرها عناصر مهمة في قدرتك التنافسية بالنسبة للمشروعات الصغيرة وتتضمن هذه الأنشطة أعمال المحاسبة وتصميم صفحات الشبكة المعلوماتية، صيانة الأجهزة وما يتعلق ببرامج الحاسب، تصميم الرسومات، ترتيبات السفر، ما يتعلق بالرخص وحقوق الإستعمال، بعض المسائل القانونية وبعض الوظائف كإعداد كشوف المرتبات.
ح‌- يفضل ألا تفوض في مهام حساسة مثل: تقييم ومراجعة الأداء ومن الضروري أن تتم عملية التفويض بناء على خطط معدة مسبقاً وعليك أن تنفق بعض الوقت في تدريب مَنْ ستفوض لهم فهذا سيترتب عليه تحسن مستوى الإنتاجية على الأجل الطويل.
خ‌- ضع في ذهنك أنّ من الناس مَن إذا فوضت له مهمة ما قد ينجزها أفضل منك أو قد يكتشف طريقة أحسن من طريقتك لتنفيذ المهمة.
د‌- ضع في ذهنك أنّ التفويض لا يعني التنازل عن المهمة فعلى الرغم من أنّ شخصاً ما قد يقوم بهذه المهمة إلا أنّ المسؤولية من إدارة عملية التفويض ذاتها تعود عليك ومن الضروري بالنسبة لنجاح عملية التفويض أن تكون كل المعايير والنتائج المتوقعة واضحة ودقيقة بما هو الشيء المطلوب عمله ومتى يجب أن ينتهي وما هو مستوى الجودة.
ذ‌- فوّض لمساعدك أن يحدد أهداف تنفيذ النشاط بنفسه ولكن لا تفوض له إجراءات التنفيذ وضّح له النتائج المرغوبة وناقشها معه لكن الزمه بأسلوب التنفيذ وسل من فوضتهم أن يرفعوا إليك تقارير دورية عن مدى تقدمهم في إنجاز المهام ويفضل تحديد تواريخ انتهاء مرحلية لقياس مدى تقدمهم.
ر‌- فوّض المهمة المناسبة إلى الشخص المناسب وليس من الضروري دائماً أن تفوض إلى أقوى موظفيك أو أكثرهم خبرة.
ز‌- شجِّع عملية التفويض وانشرها معطياً مرؤوسيك الخبرة والتدريب.
س‌- تعرف على ردود أفعال من فوضت لهم للتأكد من أنهم في وضع حسن فنياً ومعنوياً مع التساؤل عن كيف تسير الأحوال وهذا يُعد أمراً جيِّداً.
ش‌- إذا فوضت لمرؤوسك تنفيذ مهمة معينة فلا تنسى أن تسلحه بالسلطة الكافية لتنفيذها ولا تجعل مرؤوسك يعود إليك في كل كبيرة وصغيرة.
ص‌- طالما فوضت فضع ثقتك فيمن فوضت إليه ليس من الضروري أن يقف فوق رأسه مساعداً أو مراقب لكل كبيرة وصغيرة ما لم يطلب هو عوناً.
ض‌- كن مستعد لتحمل بعض الأخطاء في الأجل القصير في مقابل تحسن ملحوظ على الأجل الطويل.
ط‌- بعدما تنتهي من توضيح قواعد تنفيذ المهمة المفوضة لمن تم التفويض إليه فإن آخر شيء تسأله هو متى تكون جاهز لتبدأ العمل؟
ظ‌- بانتهاء تنفيذ المهام المفوضة لا تنسى تقديم الشكر لمن فوضته مع وعد على الاستمرار في تفويض مهام جديدة.

- ثالثاً: التأجيل مضيعة للوقت:
لا للتأجيل والتسويف:
عادة ما يعرف التأجيل والتسويف على أساس أنّه نبتة ميتة أو تعود مُسبق على تأجيل الأعمال التي من الواجب أداؤها الآن إلى آجال معلومة أو غير مسمات، عزيزي.. ضع في ذهنك أنّ التسويف أو التأجيل وليد العادة ومن ثمّ فإيقافه يتطلب تفسير تلك العادة وهذا بدوره يتطلب المزيد من الوقت علاوة على العزم والإصرار على التغيير ولمعالجة التأجيل كمصدر لتضييع الوقت هناك ثلاث توصيات مهمة من الضروري أن تأخذها في الإعتبار في عملك اليومي وهي:
1- عليك أن تميِّز بدقة بين القرارات المهمة التي ينبغي تأجيلها لوقت معلوم لمزيد من البحث والدراسة وبين القرار غير الرشيد أو غير المبرر.
2- عليك التعرف على الأسباب التي تدعوك إلى التسويف والتأجيل.
3- عليك التعرف على الإستراتيجيات المناسبة للتغلب على التأجيل أو التسويف.►
لمزيد من التواصل مع موقع  عالم المعرفة و التميز أضغط هنا و أنضم لصفحتنا على الفايسبوك

تعلم فنون ومهارات تخطيط الوقت


◄تخطيط الوقت من أرقى الفنون والمهارات الإنسانية على الإطلاق ويُعتبر التخطيط أهم العناصر الرئيسية في الإدارة، وأهم عنصر من عناصر إدارة الوقت والتخطيط له هو عملية تحليل مراحل النشاط المطلوب إنجازه.

والحقيقة التي لا ريب فيها أنّ الوقت يمر دون أن ينتظر أحد وأكثر الناس لا يدركون أنهم يُضيعونه دون أن يدروا ويرى فريق من علماء الإدارة أن أفضل طريقة لزيادة فعالية الفرد هي تحسين استغلاله لوقته وهذه النقطة بالذات يغفل عنها الكثيرون عند التخطيط لأوقاتهم بصورة تمكنهم من وضع جدول زمني لتنفيذ كل مهمة على حدة دون تداخلها ولكن في أغلب الأحيان نجد أن هناك مجموعة من الأشياء نريد أن نقوم بالعمل بها بعضها ضروري والآخر غير ضروري حيث أثبتت الدراسات العلمية أن كل منا يقوم ببعض الأعمال والأنشطة التي قد لا تكون ضرورية وتحتاج إلى مَن يقوم بها بدلاً منا لتوفير جزءاً كبيراً من الوقت لعمل أشياء أكثر أهمية.

إنّ جزءاً كبيراً من مفتاح زيادة الفعالية والكفاءة الإدارية أيضاً لدى المدراء يكمن في القدرة على التخلص من النشاطات غير الضرورية، ويمكن القول أن تحليل واستغلال الوقت ميدان إداري جديد للإبداع في عالم الإدارة وعليك أن تتأمل مدى الدهشة والغرابة عندما يعرف المدراء في بيئة العمل أنهم يقضون حوالي 25% من أعمالهم على الهاتف والثلث منها في عملية الانتظار!!

وتحليل الوقت بشكل رسمي دقيق يتم عادة من خلال تسجيل نشاط الفرد والوقت والإنجاز خلال يوم عمل في سجل يومي وعند تكرار هذه العملية يمكن تطبيق مبادئ تبسيط العمل التي تجعل منه أكثر فعالية.

ومن الصعب على الأفراد في بيئة العمل الاعتراف بأنها يضيعون جزءاً من أوقاتهم أو أنهم لا يستفيدون منها استفادة قصوى لكن مبدأ قبول الأمر أصبح ضرورياً في عالم الأعمال قبل إحداث أي تغيير.

فوائد التخطيط الفعال للوقت:
هناك عدة فوائد للتخطيط الفعال للوقت من أهمها أنّ التخطيط هو الوسيلة الصحيحة والفعالة للسيطرة على الوقت وهناك عدة فوائد أخرى نوجزها في النقاط التالية:

أوّلاً: الاستغلال الأمثل للوقت:

أولى فوائد التخطيط الفعال للوقت هو الاستغلال الأمثل للوقت كما أنّ التخطيط الفعال للوقت يمنحك استغلال الوقت الذي تكون فيه في ذروة طاقتك في المهام ذات الأولوية وعندما تكون طاقتك في ذروتها يمكنك تجنب إضاعة الوقت.

ثانياً: الاستمتاع بساعات العمل الهادئة:
التخطيط الفعال للوقت يمنحك الاستمتاع بساعات العمل الهادئة حيث ثبت أنّ الساعة الهادئة هي إحدى أفضل تقنيات الإدارة التي تم ابتكارها فقد تنجز في هذه الساعة ضعف ما تنجزه في ساعة غيرها فاحرص على عدم تضيعها وابدأ العمل في أكثر الأعمال أهمية ثمّ انتقل إلى الأقل أهمية وهكذا.

ثالثاً: يمنحك الفرصة لوضع سياسة خاصة بالوقت:
التخطيط الفعال للوقت يمنحك الفرصة لوضع سياستك الخاصة في إدارة الوقت حيث تتطلب الفاعلية تخطيطاً لأسابيع وشهور قادمة ويتطلب التخطيط الفعال للوقت أيضاً بدوره تقديرات واقعية لمدى ما تستغرقه كل مهمة من وقت.

رابعاً: يمنحك الفرصة لاستغلال طاقاتك:
التخطيط الفعال للوقت يمنحك الفرصة لاستغلال طاقاتك استغلالاً أمثل، وتوفر لك سياسة التخطيط الفعال للوقت استغلال ذروة طاقتك في إدارة المهام ذات الأولوية وترك الأعمال التقليدية لوقت الفتور وما عليك سوى أن تخصص وقت ذروة طاقتك للمهام ذات الأولوية والأكثر أهمية على الإطلاق.

خامساً: يمنحك الفرصة لوضع خطتك اليومية بنجاح:
التخطيط الجيِّد والفعال للوقت يمنحك الفرصة لوضع خطتك اليومية بنجاح وما عليك سوى القيام بالآتي:

- ضع جدول أعمال لمهامك اليومية حسب الأولويات مع تحديد مواعيد أساسية لإنجاز كل مهمة فهي إرشاد لك.

- قسّم جدول أعمالك على أساس أكثر الأعمال أهمية ثمّ الذي يلي ذلك في الأهمية وما الذي يمكن تأجيله حتى الغد وما الذي يمكن أن يقوم به شخص آخر بدلاً عنك.

- قد تضيف إلى جدول أعمالك أعمال أخرى إذا انتهيت مبكراً مما هو مطلوب منك.

سادساً: يمنحك الفرصة للإلتزام:
التخطيط الفعال للوقت يجعل منك إنساناً ملتزماً حريصاً على تنفيذ ما خططت له وما عليك سوى الالتزام بخطتك ووضع قائمة أهداف يومك والمواعيد النهائية لتحقيقها في مكان تستطيع رؤيته طوال اليوم وستكون قائمة الأهداف هذه هي محددتك الرئيسية لتبقى على الطريق الصحيح نحو تنفيذ الأهداف.►

المصدر: كتاب (تعلم كيف تنجز أكثر في وقت أقل)
لمزيد من التواصل مع موقع  عالم المعرفة و التميز أضغط هنا و أنضم لصفحتنا على الفايسبوك

كلامك.. وسيلة للنجاح


كلامك.. وسيلة للنجاح
  | الکاتب : ديل كارنيجي/ ترجمة: بهاءالدين خطاب

تلقيت دعوة عشاء من صديقي القديم، الذي أعرفه من أيام الدراسة. وبعد أن جلسنا إلى المائدة، ومعنا زوجته وولده، أخذ يتمتم بكلمات فهمت أنها صلاة الشكر، ولكنني لم أميّز منها كلمة واحدة. ولم تمض بضع دقائق حتى أشار الصبي إلى لون من الطعام وتفوه بكلمات مبهمة لا تختلف كثيراً في طريقة نطقها عن طريقة والده، فغضب الوالد على الفور، وصرخ في وجه ابنه قائلاً:
"أخبرتك عدة مرات أنّه يجب عليك أن تتكلم بوضوح حتى يستطيع السامع أن يفهمك".
وتنهدت الأُم ثمّ عقبت في صوت مطرب تؤدي زوجها فيما ذهب إليه. وتجهم الولد ثمّ غادر الغرفة وهو يبكي، فقال صديقي موجهاً الحديث إليّ:
لست أدري ماذا أصنع مع هذا الصبي.. إنّه يغمغم دائماً ولا يقول شيئاً واضحاً، ولست أدري ما علّة هذا الغموض في الحديث؟
فقلت على الفور:
- إنك أنت وزوجك المسؤولان عن ذلك، فأنتما تأكلان أواخر الكلمات، والصبي في الواقع يقلدكما.
ولمست لأوّل وهلة أنهما جُرحا في شعورهما، ولكن سرعان ما اعترف الوالد بهذا النقص فيه ثمّ قال في هدوء:
- قد تكون مصيباً فيما تقول.. إنّ رئيسي في العمل أبدى غير مرة عجزه عن متابعة ما أقول، ولكنني كنت أغضب حينذاك وأحسب أنه يتعمد التعريض بي أمام زملائي".
وقالت الأم: "وأحسب أنك محق أيضاً فيما ذهبت إليه بالنسبة لي. فقد حاولت مراراً أن أعبر عن رأيي خلال انعقاد مجلس إدارة الجمعية التي اشتركت فيها مؤخراً، ولكن الخوف كان يتملكني في كل مرة، فيضطرب الحديث ولا ألبث أن ألوذ بالصمت".
وتمثلت في مخيلتي حينذاك صور مئات من معارفي الذين يشكون من عيوب في الحديث متشابهة ولكنهم لا يفطنون لها.
ذكرت صديقي رجل الدين الذي كان رغم ذكائه وسعة اطلاعه لا يكاد يلقي موعظة حتى يسخر منه السامعون، أو يغطون في النوم قبل أن يفرغ منها، وكان الدم يتجمد في عروقه كلما دُعي إلى الاجتماع مع رؤسائه في لجنة أو مؤتمر. ولهذا كانت تسند إليه في كل عام وظيفة أقل من سابقتها.
وتذكرت صديقاً ذكياً نشيطاً، ضاعت منه فرص كثيرة للتقدم في عمله، وذلك لأنّه كان يتأتأ في حديثه، ويتحاشى أن يتصل برؤسائه وأن يتفاهم معهم.
وكذلك تذكرت مدرّسة شابة جميلة، أتت إليّ يوماً وهي تبكي، ثمّ ذكرت أنها لن تعطي درساً آخر في التاريخ، لأن تلميذاتها أخذن يضحكن منها أثناء الدرس لغير ما سبب ظاهر..
في جميع هذه الحالات، كان العيب الرئيسي مضغ الكلمات وإدماج إحداها في الاخرى، كما كان الخوف من الكلام يعوق المتكلمين عن التعبير عما يدور بخلدهم بطريق مفهومة واضحة.
حدثني مدير إحدى المؤسسات عن شاب ذكي، ابتكر طريقة طريفة لزيادة الإنتاج، فلما طلب إليه أن يشرح طريقته في الاجتماع الإداري الخاص بهذه البحوث، خجل وتملكه الخوف من الكلام وسط جمع من كبار موظفي المؤسسة، فاعتذر عن الحديث وانسحب من الاجتماع. كان أن قام زميل له بشرح تلك الطريقة في اجتماع آخر، فعهد إليه في تنفيذها. ولم يلبث أن رشّح لوظيفة كبيرة، بينما ظلّ الشاب صاحب الفكرة كما هو لم يتقدم في وظيفته.
وليست حاجة المرء إلى القدرة على الكلام الواضح المقنع وليدة اليوم، فقد فطن "ديموثيتس" إلى ذلك منذ عدة قرون، فأخذ يدرّب نفسه على إجادة هذا الفن حتى غدا أكبر خطيب في أثينا.
وقد قضى (أبراهام لنكولن) فترة طويلة في صدر شبابه يتدرب على الإلقاء كي يؤثر في نفوس سامعيه، فنجح في بلوغ هدفه وتحقيق أمنيته. وأصبح رئيس الولايات المتحدة..
وكان (تشرشل) كثير التلعثم في حديثه وهو صغير، وكان معروفاً بصوته المنفر، ولكنه لما لبث أن تغلب على هذه العيوب وأصبح من الخطباء المعروفين.
العبارة الواضحة:
ولعل من أسباب نجاح فرانكلي روزفلت، وأيزنهاور، قدرتهما على تصوير آرائهما وعرضها في عبارات واضحة ولهجة غير منفرة.
ولا تحسبن المهارة في الحديث والإلقاء على الموهوبين، فقد منحتك الطبيعة كما منحتهم، جميع الآلات الصوتية اللازمة للكلام الجيِّد المفهوم. ولكن الفارق بينك وبينهم أنهم يعرفون كيف يستخدمون جميع أجزاء هذه الآلات، وكيف يلائمون بينها فلا يجهد أحدها بينما تظل الأخرى عاطلة.
ولو أتيح لك أن ترى – بالأشعة – مرة كيف تحدث الأصوات عند الإنسان لرأيت أنّ المرء يستنشق الهواء، وقود الصوت، ثمّ عظلة الحجاب الحاجز إلى أعلى، فيندفع داخل القصبة الهوائية ثمّ الحنجرة "الدهليز" وهو أعلى جزء فيها، ويحد من أعلى بوتري الصوت الكاذبين ومن أسفل بوتري الصوت الحقيقيين اللذين يهتزان بقوة اندفاع الهواء محدثين بعض النغمات. وهذه تصل إلى الفم والأنف – اللذين يكبّران الصوت – فتتحول النغمات إلى حروف عن طريق اللسان وسقف الحلق والشفتين والفك. ونطق الحروف المتحركة يكون بتغيير شكل الفم وحجمه. أما نطق الحروف الساكنة فيكون بإيقاف النغمات عند الدهليز.
والمتكلم الطليق يستخدم الأعضاء التي تشترك في إحداث الصوت. ومعنى هذا أنّه يتنفس بانتظام، ويحتفظ بالأوتار الصوتية حساسة لينة سهلة الانثناء. وهذا يعني أيضاً استرخاء جميع أجزاء الفم عند الكلام، وبذلك تخرج الكلمات واضحة، ويكون الصوت رخيماً قوياً. ثمّ تأتي بعد ذلك مسألة السرعة إذ ينبغي ألا تزيد سرعة الكلام على 120 كلمة في الدقيقة، ولا أن تنقص عن ذلك كثيراً. على المتكلم اللبق أنّ يقسم حديثه إلى مجموعات من الجمل ذات مغزى. ثمّ يقف بين الواحدة والأخرى وقفة طبيعية يستعيد بها قدرته على الإلقاء ورخامة الصوت..
فإذا كنت تحس أنّ كلامك مبهم مضطرب ونبرات صوتك تثير سخرية السامع أو لا تسترعي التفاته، فجرب التمرينات التالية عشر دقائق كل يوم لمدة شهر.
1- خذ نفساً عميقاً، ثمّ الهث في سرعة ونشاط حتى تتعب. ثمّ حاول أن تضحك وأنت تستنشق الهواء ببطء عدة مرات. وحاول عند الزفير أن تكرر كلمتي "هات" و"هوت" ولا تيأس إذا أجهدتك هذه التمرينات في الأيام الأولى، فإن ذلك يدل على أن عضلة الحجاب الحاجز عندك في حاجة إلى تنشيط.
2- لتنشيط عضلات الحنجرة والفكين، حول رأسك في حركات دائرية. ثمّ تثاءب وأدر فكّيك ببطء من جانب إلى جانب. ثمّ اقرأ في همس وبسرعة حتى تتعب الأوتار الصوتية. إنّ بعض عيوب الكلام ترجع إلى ضعف نبرات الصوت وإلى سوء نطق الحروف التي تتكون بتحريك اللسان والشفتين والأسنان وسقف الحلق والفكين في أوضاع مختلفة. وهذه التمرينات مفيدة لتلافي هذه العيوب.
3- إذا كنت "أخنب" أي كان كلامك يبدو كأنّه صادر من أنفك، فإن ذلك يرجع إلى أنك تسد أنفك أثناء الحديث، فتحرم نفسك بذلك من "مكبر" ومرشح مهم للصوت. هذا إذا لم تكن في فتحتي الألف زائدة أو غيرها من الحواجز المرضية التي ينبغي علاجها واستئصالها. وعندئذ حاول أن "تدندن" لبضع دقائق، وأن تعوّد نفسك إخراج الصوت من الأنف بالإكثار من ترديد كلمات تنتهي بالحرفين "م" و"ن" أو المقطع "إنج" مثل "عوم"، "لون" "باذنج" و"لارنج" وهكذا.
وهذه نصائح تستطيع إذا اتبعتها أن تصبح خطيباً مفوهاً.
1- انظر إلى الذين تتحدث إليهم.. سواء أكانوا شخصاً واحداً أم ألف شخص.
2- افتح فمك جيِّداً وأنت تتكلم ودع الكلمات تخرج واضحة وبصوت عالٍ.
3- ليكن فمك خالياً من لفافات التبغ أو العلكة وما شابهها.
4- اجلس أو قف معتدلاً، بحيث تكون عضلات حلقك وفكيك مرتخية حتى تستطيع أن تتنفس وأن تتكلم بسهولة.
5- كن منبسط الأسارير، وأنت تلقي خطاباً شديد الثقة بنفسك مؤمناً بحديثك.

المصدر: كتاب كيف تكسب النجاح – التفوق والثروة في حياتك

لمزيد من التواصل مع موقع  عالم المعرفة و التميز أضغط هنا و أنضم لصفحتنا على الفايسبوك